Een geordende workflow zorgt voor meer efficiëntie en dus is het een must voor iedere ondernemer om een goede organisatie te hebben. Voor wie dit niet gewoon is, is dit natuurlijk een hele klus. Daarom help ik je alvast op weg met enkele tips naar een goede organisatie.
3 stappenplan naar een goede organisatie:
Alle begin is moeilijk. Daarom heb ik de 3 eerste basisregels op een rij geplaatst. Het lijkt allemaal heel eenvoudig, maar heb jij je weg hierin al gevonden?
1. Orde, orde en nog maar eens orde
Een slordige bureau of een slordig kantoor, zorgt voor inefficiëntie. Het zorgt meteen voor een verkeerde indruk van je werkdag en haalt je motivatie meteen omlaag. Een eerste tip om wanorde weg te houden, is het vermijden van een papieren onderlegger op je bureau. Dit zorgt niet alleen voor een slordig uitzicht, maar haalt ook de concentratie weg. Iedere notitie staat namelijk altijd in beeld en neemt je focus weg.
Hou in de plaats eerder een goede digitale to-do lijst bij zoals Asana of ToDoIst. Deze kan je trouwens ook overal gebruiken en niet alleen op kantoor. Werk je liever met pen en papier? Geen probleem, maar kies dan voor een leuk alternatief zoals uitwisbare schriftjes. Het is niet alleen een leuk hebbeding, het is ook nog een ecologisch.
2. Zorg voor een duidelijk systeem voor een goede organisatie
Ieder georganiseerd kantoor kent een duidelijk systeem in zijn documenten en klassement. Dat is wat je nodig hebt voor een goede organisatie en efficiënte workflow. Heb je nog een papieren klassement? Denk dan ook eens aan digitaliseren. Het maakt alles eenvoudiger bij het opzoeken en je hebt alles steeds bij de hand indien je het nodig hebt. Weg met tijdverspilling bij het zoeken in de fysieke mappen.
Kies in je organisatie en klassement voor een eenvoudige structuur. De basis is Keep it simple! Maar ook kleur kan je helpen bij het onthouden van je klassement en duidelijk aangeven wat je waar kan vinden. Belangrijke notie: Wanneer je een fysiek en een digitaal klassement hebt, zorg voor een identiek systeem of kleurengebruik. Breng op deze manier alle documenten met hetzelfde onderwerp mooi samen en werk volgens graad van belangrijkheid, datum, enzovoort.
Gouden regel hierbij: eenvoud brengt extra tijd bij het zoeken.
3. Niet losse documenten samen of bundel ze
Hou je kantoor zo clean mogelijk. Op je bureau heb je best enkel de hoogstnoodzakelijke zaken liggen. Overige liggen in je kast, lades of andere plaatsen die jou het meest handig lijken. Vooraleer je documenten in de kasten of lades verbergt, kan je ze best wel samen nieten of bundelen. Zo vermijdt je dat er zaken verloren gaan.
Voor wie hiermee niet vertrouwt is, kan best wekelijks een moment inplannen. Zo haal je een goede organisatie. Liggen er nog ongebruikte pennen los? Of enkele potloden, een nietmachine, …? Bundel deze in een handige doos en stop ze in een lade of kast.
Vergeet dus niet af en toe op te ruimen. En als je bureau dan toch even leeg is, haal er een stofdoek bij en veeg je bureau helemaal proper. Je zal zien, een clean desk is een clean hoofd.
Hulp nodig naar een goede organisatie?
Dit zijn natuurlijk enkele basisregels. Maar wie deze volgt, is al een hele stap vooruit. Wie hulp nodig heeft om deze stap te zetten, kan steeds beroep doen op Spessart. Contacteer mij vrijblijvend voor een kennismakingsgesprek. Ik geef je graag advies en enkele tips. En heb je zelf geen tijd om dit te doen? Geen paniek, ik neem het heel graag van je over, zodat jij je focus kan leggen op het echte werk.
Hou het clean en tot binnenkort?
