Je kent het wel. Maandagochtend, je stapt je kantoor binnen na een vrij rustig weekend. Je hangt je jas aan de kapstok, je plaatst je tas aan je bureau, je zet je neer en … weg rust! Je bureau ligt nog helemaal overhoop en je hebt nog een drukke week voor de boeg. Herkenbaar? Dan is het hoog tijd om voor een clean desk te zorgen.
Maar hoe pakken we dit aan en hoe zorgen we ervoor dat deze opgave net dat stukje minder groot is? Dat lees je allemaal in het 3 stappenplan hieronder.
Clean desk 3 stappenplan:
Stap nummer 1: Gooi maar eens wat weg
Soms lijkt het wel alsof je alles heel goed terug kan vinden in de ‘georganiseerde rommel’, maar met een clean desk gaat alles toch een stukje sneller vooruit.
Daarom kan een eenvoudige prullenmand net onder je bureau een grote hulp zijn. Losse papieren die je niet meer nodig hebt? Weg ermee! En voor wie de prullenmand net iets verder plaatst, kan ook nog eens zijn spieren losgooien. Gooi dan wel niet te vaak ernaast, want ik heb nog geen stappenplan voor een ‘opgeruimde vloer’.
Terug to the point, clean desk is af en toe iets weggooien. Maar opgelet. Vertrouwelijke dossiers kan je beter niet in de prullenmand gooien. Daarvoor bestaan er handige apparaten zoals papierversnipperaars. Om deze regelmatig in gebruik te nemen, kan je deze ook best dicht bij je bureau plaatsen. Zo ben je toch zeker.
Stap nummer 2: Klasseer regelmatig al je oude documenten
Ben je toch nog niet zeker of je dit document kan weggooien of versnipperen? Maar blijven deze papieren toch wel op je bureau liggen, terwijl je ze niet meteen nodig hebt? Bestel dan enkele archiefdozen en klasseer al je oude documenten. Zo heb je ze niet weggegooid maar bewaar je ze nog even in de kast.
Archiefdozen zijn best handig. Ze bergen niet alleen je oud papier op, maar je kan er ook promotiemateriaal en relatiegeschenken in wegstoppen. Alles wat al maanden op je bureau rondslingert, klasseer je best in dozen in de kast.
Opgelet! Ook hier moet je niet alles in de kast gaan duwen of eeuwig bewaren. Naast stress voor een overvolle bureau kan je ook best de moed verliezen door een overvolle kast. Bovendien leven we in een moderne wereld waarbij we reeds digitaal klasseren. En je zou verwonderd kunnen zijn wat een scanner zoal kan.
Stap nummer 3: Zorg altijd voor een vaste routine en klassement
Voor je aan een klassement begint, digitaal of fysiek, moet je goed nadenken hoe je dit zal aanpakken. Wat doe je met ieder document? Welke documenten horen in de kast en welke in de prullenmand? Hoe zal je je document digitaal bewaren en welke naam zal je hieraan geven.
Naast een goede organisatie breng je ook best een vast routine in het klasseren. Kies voor vaste opruim momenten, vaste benamingen, vaste plaats van archivering en plak er een tijd op. Hoeveel tijd heb je nodig voor een fysiek klassement en voor het digitale stuk.
En wens je dit routinewerk niet zelf te doen? Of heb je een hekel aan de papieren waardoor je het gewoon laat rondslingeren? Weet dan dat hier een heel handige oplossing voor is zoals een freelance administratieve hulp.
Wil je weten hoe dit werkt? Neem dan snel contact met mij op. Ik leg graag persoonlijk uit, wat ik voor jou kan betekenen.
Maak een Checklist
Oké, ik moet eerlijk toegeven, met deze 3 stappen alleen ben je er nog niet. Maar goed, het is een mooi en groot begin naar een opgeruimde bureau. En om deze stappen tot een goed einde te brengen, begin je best met een checklist van wat je WEL nog nodig hebt op jouw bureau:
- Je laptop of beeldscherm
- Een muis en toetsenbord
- Het pennendoosje
- Je gsm of vaste telefoon
- Eventueel nog iets persoonlijks zoals een plantje of een fotokader
- Eventueel een notitieblok
Allerlei nodige administratieve spullen zoals een nietjesmachine, perforator, schrijfblokken, post-its, rekenmachines kan je in een doos of lade opbergen. Plaats op een tafeltje naast je bureau een ladenblok om papieren al voor een stuk te verdelen en post te verwerken. Inkomende facturen, betaalde facturen of op te volgen offertes.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij het opruimen van je bureau? Of heb je allerlei tijdrovende administratieve taken die je liever niet doet? Stuur mij jouw vraag door en ik help je graag verder!
Geef een reactie