Een vlekkeloze planning. Het is toch moeilijker dan je denkt. Een strakke planning vraagt een goed organisatietalent en agendabeheer. Ben jij ook die ene zaakvoerder die een agenda heeft met dubbele boekingen? Of vergeet je wel eens een pauze in te lassen tussen verschillende meetings door?
Zijn deze twee vragen herkenbaar? Geen nood, in mijn blog hieronder, leg ik graag uit hoe je dit het best aanpakt of waarom je beroep je kan op Spessart.
Een gestructureerde agenda krijg je zo:
Begin bij het begin
Begin bij het begin. Dat is de gouden regel. En het begin is altijd wat je gelukkig maakt. Tijd voor een vakantie, je gezin en kinderen of een leuke hobby. Stel je je nu de vraag, waarom je deze als eerste moet plannen?
Voor je het goed en wel beseft, zal je agenda propvol staan met allerlei afspraken. Allerlei kleine taken nemen alle overgebleven tijd in. En wanneer je nood aan vakantie het hoogst is, zal er helaas geen plaats meer over zijn in de die drukbezette agenda. Daarom is het net belangrijk dat deze belangrijke tijdspanne, al helemaal gepland staat.
Zo kan je eromheen plannen maar hou je nog voldoende tijd over voor belangrijke zaken en jezelf.
Privé en werk gescheiden? Not done
De meest opgenoemde stelling van een zaakvoerder: Hou werk en privé gescheiden. Zo kan je tijd nemen voor jezelf. Enerzijds klopt dit, maar wanneer het op je agenda komt, is dit not done. De tijd die je nodig hebt voor jezelf, plan je best met je werk mee. Plaats dit toch maar in 1 agenda.
Op deze manier heb je geen dubbele boeking staan en kan je vermijden dat je vrije tijd toch overlapt wordt met werk. Onderscheid kan je voldoende aanduiden met een tag of kleur. Zo zie je nog steeds in 1 oogopslag wanneer het tijd is voor werk en privé.
Noteer alle taken of afspraken onmiddellijk
De grootste fout is het niet noteren van je afspraken. Iedereen vergeet wel eens iets, dus zeker ook jij. En het gebeurd zo snel. We zijn aanwezig op een afspraak en tussen pot en pint wordt een afspraak vastgelegd. Door het niet meteen te noteren, zal dit ergens verdwijnen en zal de afspraak niet doorgaan.
Zorg ervoor dat je altijd iets hebt om te schrijven en in het beste geval, dat je altijd aan je agenda kan. Vermijd het vergeten van deze afspraak en plaats het meteen in de agenda. Verzamel op die manier ook alle informatie die je nodig hebt voor deze afspraak. Een goede voorbereiding is alles.
Plan alle terugkerende afspraken meteen in je agenda
Taken die veel herhaald worden? Meteen inplannen is de boodschap. Zo behaal je een goede routine en structuur. Terugkerende afspraken zijn wekelijkse vergaderingen, jaarlijkse feestdagen, jaarlijkse vakantie, maandelijkse familietijd, sluitingsdagen, maandelijkse feedback momenten, …
Het is goed voor je structuur maar vooral voor je geheugen en voorbereiding. Alleen maar handig om bij te houden in je agenda dus.
Zorg voor backup van je agenda
Backup kunnen we indelen in 2 verschillende stukken. Enerzijds nemen we dit letterlijk. Het is niet fijn om een agenda te verliezen en geen overzicht meer te hebben over al onze afspraken. Daarom is het hebben van een backup altijd een goed idee. Dit kan digitaal of een fysieke tweede agenda op kantoor.
Daarnaast heb je ook backup nodig van je eigen energie en reserves. Voor dit stuk is het belangrijk dat je dagelijks een buffer voorziet in je planning. Een goed gevulde agenda kan voor veel stress zorgen en deadlines volgen zich heel snel op. Een dagelijkse buffer van een half uurtje tot 3 kwartier is daarvoor uitstekend. Heb je onverwachte tijd nodig? Dan kan de buffer dit opvangen. heb je niks extra? Dan is het energie opbouwend.
Om deze buffer aan te houden en jezelf scherp te houden zijn er enkele addertjes onder het gras, die je ook niet mag vergeten.
Hou rekening met je reistijd
Een vaak voorkomende fout is het vergeten dan de reistijd. Afspraken worden ingepland en vaak heel kort na elkaar. Daarbij vergeten we de reistijd die nodig is om van de ene afspraak naar de andere te gaan. En naast reistijd is het altijd handig om ook het verkeer goed te kennen. Moet ik rekening houden met file momenten? Hoe is het met openbaar vervoer?
Reistijd is heel belangrijk om mee in te plannen. Zo voorkom je dat je te laat zou aankomen op een belangrijke afspraak. Bovendien kan reistijd ook gefactureerd worden in bepaalde gevallen. Net een reden te meer om deze reistijd mee op te nemen in de agenda.
Heb je aan de opvolging gedacht?
Een afspraak maken en een vergadering bijwonen is 1 ding. Maar daarna stopt het werk niet. Vaak vergeten we de opvolging van deze afspraak in te plannen. Wie een goed agendabeheer wenst, zal hiermee rekening moeten houden. Voorzie na iedere meeting een extra opvolg tijd. Deze is er voor extra informatie op te vragen, de vergadering te documenteren of uit te werken, een uitnodiging te sturen of documenten voor te bereiden voor een volgende bijeenkomst.
Plan jij je opvolging in je agenda? Met deze manier voorkom je vergetelheden.
Eindtijd inplannen
Aan iedere afspraak heb je een begin en een einde. Maar vaak plannen we het einde niet meteen in. Daardoor lopen afspraken uit en zorgt dit voor extra stress wanneer we naar een overvolle agenda kijken. Het einde inplannen van een afspraak kan hierbij helpen. (Dit moet men dan ook respecteren.)
De timing voor deze vergadering kan je vooraf en aan het begin van je meeting meedelen. Zo ben je zeker dat iedereen zich hieraan zal houden en kan je zonder probleem de vergadering beëindigen om naar je volgende afspraak door te gaan.
Verdere tips en nodige planning
Naast effectieve afspraken en opvolging zijn er nog meer zaken waar je rekening mee moet houden. Dagdagelijkse taken is hier 1 van. We weten dat we ze moeten doen, maar plannen ze niet meteen in. Toch is het belangrijk om deze mee te nemen in onze agenda. Zo overlappen ze niet met ons pauze moment of de eerder vastgezette belangrijke taken.
Plan zo je e-mailmomentjes in. Een mailbox opruimen zal nooit zo gestructureerd en efficiënt kunnen gebeuren wanneer je dit niet doet. Door het inplannen van deze taken, kan je zonder zorgen en zonder gestoord te worden doorwerken aan je mailbox. Je bent op dat moment in volle focus en je zal versteld staan, hoeveel werk je hierdoor kan verrichten.
Maar stel ook je prioriteiten. Ik zie het dagelijks in de praktijk. We nemen er alles bij, zoveel mogelijk op de planning en net op dat ene moment, waar je het meeste rust nodig hebt of het dringendst doormoet, dan staat daar iedereen met nog een extra afspraak, vraag of taak.
je kan niet alles in 1 keer doen. Stel dus prioriteiten en zorg dat de meest belangrijkste altijd eerst in je agenda staan. Werk niet met een losse to do lijst. Maar zorg voor een overzichtelijke agenda. Dit zal je zoveel vooruit helpen.
Spessart helpt je met plannen
Heb je na het lezen van deze blog het gevoel dat er toch veel bij komt kijken? Een agenda beheren vraagt veel kennis en nodig organisatietalent. Eénmaal onder de knie, zal je zonder zorg en stress kunnen doorwerken.
Maar ik moet toegeven. Het is moeilijker dan je denkt. Maar als zaakvoerder of beginnend ondernemer sta je er niet alleen voor. Spessart helpt je graag met plannen. Alles kan vlekkeloos verlopen door:
- Het inplannen van afspraken met externe contacten
- Inplannen van interne meetings
- Herplannen van dubbele afspraken
- Herinneringen voor belangrijke agendapunten
- Toevoegen van taken en to do lijst
- Overzicht bewaren door tags en kleuren
- Uur- en verlofregistratie van het personeel
- Privé afspraken respecteren
- Organisatie en planning voor buitenlandse afspraken
- Opmaken van een digitale agenda en tools
Laat het organiseren van je agenda over aan een freelancer met organisatietalent. Geniet van meer focus en minder stress en win tijd door een goede planning met bufferzones.
Aan de hand van een organisatietalent heb je nooit meer dubbele afspraken en zal je nooit meer een belangrijke afspraak missen.
Vertrouw op Spessart en contacteer me nog vandaag voor een vrijblijvend gesprek.
