Ontplofte administratie? Zo pak je het aan...

Administratie, een woord waar de meeste ondernemers een echte bloedhekel aan hebben. Het vraagt veel tijd, routine en regelmaat, net zoals tandenpoetsen. Wanneer je het dagelijks doet gaat er zeker niks mis. Maar wanneer we er een hekel aan hebben, is dit vast patroon snel doorbroken en vooral veel te vaak uitgesteld.

Als we zouden wachten tot we honger hebben, dan kunnen we de grens niet meer bewaken. We gaan veel te veel gaan eten. Ook als we boodschappen doen op het moment van de uitgestelde honger, hebben we meer mee naar huis dan eigenlijk nodig. En dat is hetzelfde met administratie. Wanneer we alles uitstellen en niet meteen aanpakken, dan stapelt het zich op en zal het aantal uren om eraan te werken ook mee stijgen.

Bewaar een vast ritme en krijg niet alleen zicht op de cashflow maar geef jezelf ook meer tijd om te groeien en de dingen te doen die dan wel weer graag doet. Dat is voor iedere ondernemer belangrijk! Dan rest er enkel nog de vraag; Waar moeten we rekening mee houden? Waar bewaar je alle belangrijke documenten en hoe ruim ik mijn administratieve rommel op?

Als administratief expert zal ik jullie enkele tips meedelen hoe je je ontplofte administratie kan aanpakken en verder op orde houden. Verder kan ik 1 gouden regel meegeven: Indien je jezelf niet over de grens kan trekken of tijd kan vrijmaken om dit helemaal tot in de puntjes te doen, neem dan iemand aan die je hierbij kan helpen en focus op wat jij graag doet en waar je vooral goed in bent. Succes en groei gegarandeerd!

Welke administratie moet je bijhouden?

Het grootste probleem begint al bij de kennis van wat we moeten bewaren en hoelang we ze moeten bewaren. Vaak gooien we al veel te snel ons papier weg en dat is al een streep door het scorebord. Volgende documenten moet je zeker bewaren, voor een eventuele controle;

Fiscale documenten (7 jaar – 10 jaar)
- Loonfiches en pensioen
- Boekhouding
- Facturatie en creditnota’s
- Attesten
- Bankdocumenten
- Kastickets
- deurwaarderskosten
Persoonlijke en familiale documenten (Levenslang)
- Medisch dossier
- Diploma’s
- Geboorte- en adoptieakte
- Huwelijkscontracten
- Notariële aktes
- Schenkingsaktes
- Testament
Verzekeringen (Zolang deze geldig is)
Mails en klantengegevens (3 jaar)

Mails en klantengegevens moeten maar tot 3 jaar bewaard worden. Wist je dat dit trouwens toch interessant is om deze langer bij te houden? Vaak hangen deze gegevens samen met de fiscale documenten en die moet je langer bewaren voor een nodige controle. Indien je deze gegevens ook verder bewaard kan dit een nodige bewijskracht met zich meebrengen. Van groot belang dus om documenten goed te bewaren.

Maak een archief

Kies ervoor om al je administratie te bundelen op 1 vaste plek. Dit kan thuis of op kantoor, digitaal en fysiek. Meer en meer kiezen ondernemers ervoor om alles digitaal te maken. Zo bewaar je ook alle gegevens in geval van brand en raak je zeker niet gemakkelijk je papier kwijt. Daarnaast is het ook een meest ecologische zet.

Wie kiest voor een fysiek archief, kiest het best voor een droge plaats en een mooie mappenstructuur. Deel je mappen in categorieën of kies voor kleur en overzicht. Zorg ervoor dat iedereen er zijn weg in kan vinden en de nodige administratie in een paar seconden gevonden is.

Belangrijk is om vooral een goede structuur aan te nemen en deze te behouden. Wanneer je met meerdere mensen aan de administratie werkt, zorg je er best voor dat iedereen diezelfde structuur overneemt. Structuur brengen in je administratie vraagt tijd. Doe dit niet snel snel tussendoor maar denk er eerst goed over na, plan het in en maak extra tijd vrij om deze op orde te brengen.

Wanneer er een goede structuur is aangebracht je deze stelselmatig opneemt, dan zal je snel merken dat de nodige tijd voor administratie daalt en er meer tijd vrij komt voor het “echte werk”.

Ben je niet zeker over de structuur van je administratie of heb je een extra hulp of duw nodig? Wacht niet langer en neem snel contact op. Ik kan je hierin ondersteunen en heel wat handige tips meedelen.

Hou ook niet alles bij

We moeten al zoveel bijhouden maar dan toch ook niet alles. Zorg ervoor dat je selectief bent in wat je bewaard en wat niet. Onnodige administratie bijhouden zorgt voor een overload en een berg werk dat je best wel kan missen. Een dubbeltje van de factuur? 1 is genoeg. Herinnering? Origineel is voldoende.

We verliezen tijd en plaats door teveel te willen sparen. Kies wijs en gebruik je tijd nuttig.

Ruim die ontplofte administratie op

De regel begint al bij het niet laten rondslingeren van je administratie. Het gebeurd zo vaak. Het is een lange werkdag of we openen die brief zo snel snel tussendoor en laten daarna het document rondslingeren. We zijn moe, hebben geen tijd of moeten nu even niet naar die kast toelopen. Wanneer we deze gewoonte innemen merken we al snel dat er heel vaak papieren verloren gaan. Maar papieren die verloren gaan, zijn ook centen die verloren gaan.

Ruim meteen op, dat is de boodschap. Plaats een vakje waarin je alle inkomende post kan verzamelen, opgeschreven uren kan bijhouden tot het moment van de administratieve verwerking. Neen, dit vakje is niet de rommeldoos waarbij je opnieuw gaat opschuiven. Dat zou weer verloren zijn. Bedoeling van dit vakje is dat we deze op geregelde tijdstippen verwerken. En zo blijft er niks hangen, gaat er geen geld verloren en is er geen tijd weg door het overstromen aan administratieve rompslomp.